Smart Management: Gaya Manajemen Anda Perlu Berubah?

MATRANEWS.id — Smart Management: Gaya Manajemen Anda Perlu Berubah?

“Saya pusing, Pak. Setiap hari selalu saja ada bawahan yang datang membawa masalah. Mulai dari masalah disiplin, tagihan, pengiriman barang, keamanan, sampai ke masalah orang minta sumbangan, semuanya harus saya yang menyelesaikan.”

“Ini amat menggangu saya; saya tidak bisa berkonsentrasi penuh ke pekerjaan saya sendiri – memimpin dan mengembangkan usaha. Mohon saran Pak Virja mengatasi masalah ini?” Ini keluhan dari salah satu pembaca ke penulis.

Masalah di atas merupakan masalah umum di Indonesia, terutama di perusahaan yang dikelola secara “one-man show”, di mana semua keputusan dan penyelesaian dilakukan satu orang.

Biasanya pemilik/pemimpin perusahaan. Salah satu keunggulan dari gaya manajemen ini adalah, keputusan dan solusi masalah bisa cepat. Tapi kecepatan ini masih tergantung pada kepribadian si pemimpin.

Pemimpin yang cenderung analitis biasanya lambat membuat keputusan. Dan kualitas keputusan atau solusi masalah yang dibuatnya sangat tergantung pada kompetensi dan kapasitas si pembuat keputusan.

Bila Anda selalu melayani dan berusaha menyelesaikan semua masalah yang dihadapi  tim Anda, hampir pasti semua masalah, cepat atau lambat, akan diserahkan kepada Anda. Akibatnya:

1. Anda akan menjadi terlalu sibuk, karena semua masalah bermuara ke Anda,
2. Kemampuan tim Anda tak akan berkembang karena tak terlatih menyelesaikan masalahnya sendiri.

Lalu, apakah kita akan membiarkan masalah tidak terselesaikan?  Mari kita kembali ke esensi keluhan di atas. Solusi yang diharapkan adalah:

1. Anda tidak banyak diganggu dengan masalah yang bukan masalah Anda,
2. Tim terbantu dalam mengatasi masalah yang dihadapinya.

Untuk mencapai kedua tujuan tersebut, Anda perlu dua langkah strategis:

1. Pembenahan Struktur Organisasi
2. Menetapkan Prosedur Penyelesaian Masalah

Berikut ini petunjuk praktis merancang “Struktur Organisasi” untuk tujuan di atas:

1. Identifikasi dan inventarisasi semua potensi masalah.
2. Tentukan orang yang relevan untuk mengurus masalah tersebut di organisasi yang sedang Anda rancang.
3. Membentuk posisi baru bila diperlukan. Bila ada masalah tertentu yang rutin dan frekuensinya munculnya cukup banyak, lalu belum ada orang yang mengurus hal itu, pertimbangkan membentuk posisi baru untuk mengurus masalah tersebut.
4. Bangun budaya diskusi tim. Tidak semua masalah dapat diselesaikan oleh hanya satu orang atau satu fungsi tertentu, banyak masalah perlu didiskusikan dengan tim lain, karena memerlukan kontribusi dari beberapa pihak terkait.
5. Terpenting, bagaimanapun Anda merancang struktur oganisasi, organisasi itu harus sesuai dan dapat mendukung strategi usaha Anda secara optimal.

1. Jangan pernah melayani bawahan yang datang dengan masalah tanpa ide solusinya. Yang datang bawa masalah harus punya gambaran apa solusinya
2. Diskusikan beberapa opsi solusi sampai tercapai kesepakatan solusi terbaik.
3. Bila orang itu punya kewenangan melaksanakan solusi yang disepakati, tanyakan ke dia, sanggupkah melaksanakan solusi itu?
4. Bila dia jawab tidak bisa, tanya bantuan apa yang diperlukan agar bisa melaksanakan solusi tersebut? Beri bantuan memadai agar dapat melaksanakan solusi tadi.
5. Bila Solusi yang disepakati tidak berada dalam batas kewenangan orang itu, tugaskan orang lain (yang tepat) untuk melaksanakannya.
6. Evaluasi hasilnya. Bila belum tuntas, kembali ke butir 2-5 berdasarkan keadaan yang sekarang.

Prosedur ini diilustrasikan Gambar 1. Dengan konsisten melaksanakan prosedur ini, tim Anda akan terlatih dan terampil mengatasi masalah pekerjaan. Pada gilirannya Anda akan terbebas dari gangguan masalah yang tidak perlu Anda tangani, sehingga Anda bisa lebih fokus ke tugas memimpin dan memajukan usaha Anda.