Sistem Administrasi Berbasis AI – Analisa

Apakah anda masih ingat saat di mana Google Duplex mencengangkan seluruh penonton ketika ia berhasil melakukan pembuatan janji dengan seorang hairstylist? Bukan lagi hanya mimpi orang-orang introvert, hal ini juga merupakan tanda terobosan teknologi yang sangat penting. Kehadiran AI sudah mempermudah berbagai hal dari sisi konsumen seperti Asisten Virtual, Mobil dengan kendali otomatis, hingga perangkat-perangkat rumah pintar, kota pintar, dan infrastruktur “Pintar” lainnya. Lalu bagaimana dengan kegunaan AI untuk bisnis?

Otomasi Sistem Booking (Buat Janji otomatis)

Tidak ada yang lebih menjengkelkan daripada menunggu pelanggan yang sudah membuat janji, yang ternyata membatalkan pertemuan secara sepihak tanpa memberitahu anda. Setiap klien yang membatalkan pertemuan pada sesaat sebelum pertemuan adalah kesempatan bisnis yang sia-sia. Bukan hanya karena janji yang dibatalkan, tapi juga karena waktu dan tenaga yang terbuang untuk mempersiapkan pelayanan bagi klien yang ujung-ujungnya membatalkan pertemuan.

Jika klien tersebut membatalkan pertemuan lebih cepat, anda dapat mengalihkan waktu dan tenaga untuk melayani pelanggan lain, atau bahkan melakukan reschedule untuk pertemuan dengan pelanggan tersebut. Dengan adanya sistem booking ada beberapa aspek pembuatan janji yang dapat diotomasi, tapi tetap dibutuhkan admin yang harus siap bersiap menangani sistem tersebut.

Tapi, pembatalan janji pada menit-menit terakhir masih menjadi masalah. Bisa dibilang cara terbaik untuk mitigasi pembatalan janji adalah dengan menelpon pelanggan beberapa waktu sebelum pertemuan untuk mengkonfirmasi status pemesanan mereka. Tapi hal ini hanya dapat dilakukan jika perusahaan mempunyai tenaga kerja yang cukup yang tidak dimiliki oleh kebanyakan perusahaan-perusahaan dengan ukuran kecil dan menengah. Pengingat janji pertemuan adalah hal yang sangat berguna dalam memastikan pelanggan menepati janji pertemuan, dan merupakan hal faktor penting dalam memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan anda. Jadi, bukankah akan sangat baik jika proses manajemen janji pertemuan dapat sepenuhnya dilakukan dengan otomatis?

Untuk mengotomasi manajemen pembuatan janji ada beberapa sistem yang dapat digunakan. Salah satunya adalah penggunaan sistem Talkbot hiper-realistis yang dibangun dengan teknologi AI terkemuka seperti teknologi Pembelajaran mesin Pemahaman Bahasa Alami, Pengenalan Ucapan Otomatis, dan Respon Suara Interaktif (IVR). Teknologi Talkbot ini didesain untuk membantu perusahaan menghubungi pelanggan dalam jumlah besar lewat panggilan telepon untuk mengkonfirmasi status pemesanan mereka, dan juga mengurangi pembatalan janji pada menit-menit terakhir. Dengan teknologi ini perusahaan dapat secara signifikan memaksimalkan tingkat kehadiran pelanggan, dan meminimalisir masalah administrasi yang disebabkan oleh pembatalan janji di saat-saat terakhir.

Ada beberapa pendapat yang mengatakan bahwa membuat aplikasi sistem pembuatan janji adalah salah satu cara untuk mengelola jadwal pertemuan yang banyak. Tapi, akan selalu lebih baik jika perusahaan melakukan kontak terlebih dahulu. Inilah mengapa bot bicara merupakan menjadi pilihan yang tepat. Ketika kita dapat menghubungi pelanggan pada waktu yang ideal, perusahaan dapat melakukan penyesuaian jadwal yang dibutuhkan yang dapat  meningkatkan efisiensi kerja secara signifikan.  Lebih dari itu, menelepon pelanggan untuk mengkonfirmasi pertemuan dapat membantu pelanggan merasa lebih tenang dan diapresiasi, yang akhirnya akan memberikan kesan positif bagi pelanggan, dan membuat perusahaan terlihat tulus dan proaktif. Inilah standar kualitas layanan pelanggan yang harus dipenuhi oleh perusahaan.

A.I. untuk mempermudah seluruh aspek pembuatan janji

Kita semua sudah tahu bagaimana rumitnya proses untuk mengkonfirmasi janji pertemuan ketika pelanggan dan agen customer service harus repot-repot mengecek kalender untuk mencari jeda pada jadwal mereka yang padat. Percakapan tentang “apakah bisa dilakukan hari ini?” atau “Maaf saya sibuk pada tanggal ini” juga dapat memiliki konteks yang berbeda. Dengan teknologi  machine learning, automatic speech recognition (ASR), dan natural language understanding (NLU), Talkbot dapat secara akurat mengidentifikasi maksud dari pelanggan dan memanage janji pertemuan mereka sesuai dengan keinginan pelanggan. Selain itu, Talkbot juga mampu menjawab berbagai pertanyaan yang sering diajukan (FAQ) seperti waktu operasional, lokasi usaha, maupun layanan atau produk yang ditawarkan.

Hal terbaik tentang Talkbot adalah banyaknya orang yang tidak tahu akan keberadaan Talkbot. lebih dari 90% pengguna mengira mereka sedang berbicara dengan agen customer service. Padahal, mereka sedang berbicara dengan Talkbot. Kemampuan talkbot untuk terdengar seperti manusia dapat dicapai dengan sistem teks pidato yang mutakhir. Sistem text-to-speech juga bekerja sama dengan teknologi ASR untuk memberikan pelayanan terbaik bagi pelanggan.  Selain itu, pengembangan sistem yang berkelanjutan juga memberikan nilai lebih dalam penggunaan Talkbot.

Teknologi lain yang merupakan bagian utama dari Talkbot adalah teknologi Pembelajaran mesin yang berfungsi memastikan sistem ASR menjadi lebih akurat untuk setiap panggilan telepon, dan juga memastikan sistem text-to-speech menjadi lebih baik dan dapat memberikan pengalaman telepon dengan Talkbot yang terdengar lebih realistis. Talkbot juga merupakan gabungan dari seluruh keterampilan dan kemampuan dari agen customer service terbaik karena skrip telepon yang merupakan salinan dari praktek terbaik customer service yang juga berguna untuk melatih agen-agen customer service baru. Dengan machine learning, performa maksimal dari agen customer service atau call center terbaik merupakan standar yang dengan mudah dicapai oleh Talkbot. Hal ini pastinya akan memberikan dampak positif yang signifikan bagi kepuasan pelanggan.

Kebutuhan Sistem AI Yang Siap Menghadapi Situasi Kritis

Awal pandemik 2020 lalu dipenuhi dengan kepanikan dan peningkatan panggilan telepon untuk berbagai organisasi kesehatan. Kondisi pandemi Covid-19 telah menunjukan bagaimana volume panggilan telepon dapat meningkat secara drastis pada waktu yang tidak terduga. Pada kondisi mendesak di situasi pandemik ini, call center dan customer service memiliki peran lebih untuk menangani peningkatan volume panggilan telepon agar pelanggan tetap merasa tenang. Tapi, jika terjadi secara mendadak, tidak mungkin perusahaan dapat menambahkan agen call center dan staf administratif dalam waktu singkat, belum lagi waktu yang dibutuhkan untuk melatih mereka agar siap menghadapi pelanggan. Dalam kasus seperti ini, Talkbot adalah solusi yang tepat karena dapat menangani peningkatan volume telepon secara mendadak tanpa harus membuang waktu untuk pelatihan.

Covid-19 juga telah mengubah kebiasaan kita untuk membuat janji pertemuan. Akibatnya permintaan untuk solusi teknologi yang dapat mengelola booking dan pembuatan janji meningkat secara drastis. Untuk tempat-tempat seperti klinik dan rumah sakit dimana kepadatan pelanggan dapat berbahaya, memiliki sistem terpercaya yang dapat mengelola booking dan janji pertemuan merupakan hal yang penting dalam menjaga kesehatan masyarakat.

Talkbot bukan hanya dapat menjadi solusi sementara dalam situasi kritis seperti pandemik. Disamping itu, talkbot merupakan solusi permanen terbaik untuk berbagai perusahaan. Di masa ketika banyak perusahaan dipaksa untuk mendigitalisasi proses bisnis mereka,  ternyata sudah banyak perusahaan lain yang mencari solusi IT untuk meningkatkan efisiensi kerja dan mengurangi biaya operasional. Belakangan ini popularitas solusi A.I. telah meningkat secara drastis, terutama karena sebagian besar solusi yang ditawarkan telah terbukti efektif dan dapat diimplementasikan untuk periode waktu yang panjang. Sekarang adalah waktu yang sangat tepat untuk mulai menggunakan Talkbot untuk kepentingan usaha anda